Cómo controlar lotes y vencimientos (FEFO) en tu farmacia

¿Qué es FEFO y en qué se diferencia de PEPS?

FEFO son las siglas en inglés de First Expired, First Out: primero en vencer, primero en salir. Es la regla que consiste en vender siempre el lote cuya fecha de vencimiento es más cercana.

Se suele confundir con PEPS (primero en entrar, primero en salir, FIFO en inglés), que ordena la salida según la fecha de llegada. En una bodega de ropa o de herramientas basta con PEPS. En medicamentos no: un lote que llegó después puede vencer antes que el que ya estaba en el estante, porque el vencimiento depende de la fecha de fabricación y no de cuándo lo compraste.

Ejemplo: recibes 20 cajas de un jarabe que vencen en agosto. Un mes después recibes otras 20 cajas del mismo jarabe que vencen en marzo, porque el proveedor te mandó un lote más corto. Con PEPS venderías primero las de agosto. Con FEFO vendes primero las de marzo, que son las que corren riesgo.

¿Por qué importa en una farmacia?

• Pérdida de dinero: un producto vencido ya pagado no se puede vender y, según tu acuerdo con el proveedor, tampoco siempre se puede devolver.
• Riesgo sanitario: vender un medicamento vencido es un problema de seguridad para el paciente y de responsabilidad para la farmacia.
• Confianza: un cliente que encuentra un producto vencido en tu estante difícilmente vuelve.
• Control de compras: si no sabes qué lotes se te acumulan, compras de más lo que no rota.

Qué debes registrar de cada lote

Para aplicar FEFO necesitas saber, para cada producto, qué lotes tienes y cuándo vence cada uno. Como mínimo registra:

• Producto y presentación.
• Número de lote.
• Fecha de vencimiento.
• Cantidad recibida y cantidad disponible.
• Proveedor y fecha de recepción.
• Costo de compra, para saber cuánto pierdes si se vence.

Cómo aplicar FEFO paso a paso

1. Al recibir mercadería, revisa la fecha de vencimiento de cada lote antes de aceptarlo. Define con tus proveedores un mínimo aceptable de vida útil restante.
2. Registra el lote con su fecha de vencimiento en el momento de la recepción, no después.
3. Ordena el estante por fecha de vencimiento: lo que vence primero va adelante o arriba, y lo nuevo se coloca atrás.
4. Vende siguiendo ese orden. Tu equipo debe saber que, ante dos cajas iguales, se entrega la de vencimiento más cercano.
5. Revisa los vencimientos con una frecuencia fija, por ejemplo cada semana, usando un semáforo de plazos.
6. Aparta de inmediato lo vencido y mantenlo separado hasta decidir qué hacer con ello.

Un semáforo de vencimientos para revisar rápido

Un semáforo te permite decidir sin leer cada caja. Estos plazos son una referencia; ajústalos a la rotación de cada producto, porque un antibiótico de venta diaria no se trata igual que un producto de baja rotación:

• Vigente: más de 90 días para vencer. Rotación normal.
• Próximo a vencer: entre 31 y 90 días. Ponlo en lugar visible y avisa al equipo.
• Crítico: 30 días o menos. Decide ya: promoción, traslado a otra sucursal o devolución al proveedor.
• Vencido: retira de la venta de inmediato y pásalo a cuarentena.

Qué hacer con lo que está por vencer

• Colócalo en un punto visible del mostrador o recomiéndalo cuando haya una alternativa equivalente.
• Trasládalo a una sucursal donde rote más, si tienes varias.
• Consulta con tu proveedor si acepta devolución o cambio antes del vencimiento.
• Reduce la próxima compra de ese producto: si se te acumuló, estás comprando más de lo que vendes.

Qué hacer con lo vencido

Sepáralo del inventario vendible desde el mismo día en que se detecta, en un área identificada y fuera del alcance del mostrador. Registra la baja con su motivo y la cantidad, para que el inventario y las pérdidas queden documentados.

La disposición final de medicamentos vencidos (devolución, destrucción y documentación) está sujeta a la normativa sanitaria vigente en Honduras. Consulta los requisitos actuales con la autoridad sanitaria (ARSA) antes de decidir cómo desecharlos.

¿Excel o un sistema de farmacia?

Con pocos productos, una hoja de cálculo puede servir para empezar. El problema es que no avisa: tienes que acordarte de abrirla, ordenarla y revisarla, y no te dice qué lote entregar en el momento de la venta.

Un sistema pensado para farmacias lleva el inventario por lote, muestra el lote y su vencimiento al vender, aplica FEFO y te avisa de lo que se acerca a vencer. HEXCLOUD Farmacias hace esto, con semáforo de vigente, próximo a vencer y vencido, y cuarentena para lo que no debe venderse. Puedes verlo en una demo gratis.

Checklist semanal de vencimientos

• Revisar el listado de lotes próximos a vencer y críticos.
• Mover al frente los productos con vencimiento más cercano.
• Retirar y registrar lo vencido.
• Definir qué se devuelve, qué se traslada y qué se promociona.
• Ajustar las próximas compras según lo que se acumuló.

Preguntas frecuentes